Algemene voorwaarden Koolen Analytics

Artikel 1 – Toepasselijkheid en Definities

1.1 Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en overeenkomsten waarbij Koolen Analytics als freelance data specialist diensten aan u levert. Afwijkingen op deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk zijn overeengekomen. Op interim basis wordt gewerkt met een modelovereenkomst zoals bedoeld in de Wet DBA, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.

1.2 Wie ben ik?

Ik werk onder de handelsnaam Koolen Analytics met KVK nummer 65808924. Ik help organisaties datagedrevener te worden door strategie, dashboards en systemen effectief op elkaar af te stemmen.

1.3 Mijn diensten

Mijn diensten omvatten onder meer:

• Het opstellen van datastrategieën;
• Implementatie van BI-dashboards en rapportages;
• Inrichting van data governance processen;
• Migratie naar moderne data stacks;
• Advisering over data architectuur en tooling;
• Andere data gerelateerde consultancy diensten.

Artikel 2 – Totstandkoming en Uitvoering van Overeenkomsten

2.1 Aanbiedingen

Alle aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij schriftelijk anders is aangegeven. De Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van aan Koolen Analytics verstrekte gegevens waarop de aanbieding is gebaseerd.

2.2 Projectomschrijving en scope

Voor aanvang van werkzaamheden stellen wij gezamenlijk een duidelijke projectomschrijving op. Deze omschrijving bevat minimaal: doelstellingen, op te leveren resultaten, planning en voorwaarden. Wijzigingen in de scope behandelen we conform artikel 3.

2.3 Uw medewerkingsverplichtingen

Voor een succesvolle uitvoering van de diensten is de Opdrachtgever verplicht tot:

• Tijdige verstrekking van benodigde gegevens en toegangen;
• Aanwijzing van een beslissingsbevoegde contactpersoon;
• Tijdige feedback op tussenresultaten;
• Beschikbaarstelling van noodzakelijke systemen en faciliteiten.

Artikel 3 – Wijzigingen en Meerwerk

3.1 Definitie meerwerk

Onder meerwerk verstaan we alle werkzaamheden die buiten de oorspronkelijk overeengekomen scope vallen, zoals:

• Extra dashboards of rapportages;
• Aanvullende databronnen of integraties;
• Wijziging van requirements tijdens uitvoering;
• Training voor meer personen dan afgesproken;
• Herstelwerkzaamheden door gewijzigde omstandigheden aan de zijde van Opdrachtgever.

3.2 Procedure meerwerk

Meerwerk wordt uitsluitend uitgevoerd na voorafgaande schriftelijke opdracht van de Opdrachtgever. Koolen Analytics informeert de Opdrachtgever vooraf over de geschatte kosten en tijdsinvestering van het meerwerk. Meerwerk wordt gefactureerd tegen het geldende uurtarief van Koolen Analytics, tenzij anders overeengekomen. Meerwerk kan invloed hebben op de oorspronkelijke planning.

Artikel 4 – Prijzen en Betaling

4.1 Tarieven

Het uurtarief en eventuele vaste prijzen zijn vermeld in de offerte. Alle prijzen zijn exclusief BTW en eventuele externe kosten. De Opdrachtgever draagt zorg voor benodigde softwarelicenties (zoals Tableau, Power BI, Databricks, etc.). Eventuele externe kosten worden doorberekend na voorafgaande melding aan de Opdrachtgever.

4.2 Facturatie en betaling

Facturering vindt maandelijks plaats op basis van gewerkte uren. Bij projecten met een vaste prijs factureert Koolen Analytics conform het overeengekomen betalingsschema. De betalingstermijn is 30 dagen na factuurdatum.

4.3 Betalingsachterstand

Bij overschrijding van de betalingstermijn is Koolen Analytics gerechtigd:

• Een contractuele vertragingsrente van 1,5% per maand in rekening te brengen, te rekenen vanaf de vervaldatum van de factuur, waarbij een gedeelte van een maand als een gehele maand wordt gerekend;
• Bij niet-betaling binnen 14 dagen na schriftelijke aanmaning, alle door Koolen Analytics gemaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen;
• De uitvoering van lopende werkzaamheden op te schorten tot volledige betaling is ontvangen, zonder dat dit de Opdrachtgever ontslaat van zijn betalingsverplichtingen.

Artikel 5 – Data Security en Vertrouwelijkheid

5.1 Vertrouwelijkheid

Alle door de Opdrachtgever verstrekte informatie wordt strikt vertrouwelijk behandeld. Koolen Analytics gebruikt uw gegevens uitsluitend voor de uitvoering van de opdracht. Leveranciers die eventueel worden ingezet, zijn eveneens aan geheimhouding gebonden.

5.2 Data security maatregelen

Koolen Analytics treft passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van uw data. Toegang tot uw systemen en data wordt beperkt tot het noodzakelijke minimum. Bij gebruik van cloud services zorgt Koolen Analytics voor adequate beveiligingsniveaus. Bij vermoedens van datalekken of data inbreuken informeert Koolen Analytics de Opdrachtgever onverwijld.

5.3 Persoonsgegevens

De diensten van Koolen Analytics zijn primair gericht op business data. Indien persoonsgegevens worden verwerkt, geschiedt dit conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Opdrachtgever is en blijft verwerkingsverantwoordelijke voor eventuele persoonsgegevens. Specifieke afspraken over persoonsgegevens worden separaat vastgelegd in een verwerkersovereenkomst, indien van toepassing.

Artikel 6 – Intellectueel Eigendom

6.1 Eigendom van resultaten

Specifiek voor de Opdrachtgever ontwikkelde dashboards, analyses en rapporten worden eigendom van de Opdrachtgever. De Opdrachtgever mag deze vrijelijk aanpassen, uitbreiden en gebruiken als basis voor andere projecten. Volledige betaling van alle verschuldigde bedragen is een voorwaarde voor de eigendomsoverdracht.

6.2 Behoud van rechten

Koolen Analytics behoudt het recht om te gebruiken en te hergebruiken:

• Algemene methodieken, templates en werkwijzen;
• Niet-vertrouwelijke kennis en ervaring;
• Codebases en technieken van algemene aard;
• Inzichten en knowhow van algemene strekking.

6.3 Rechten van derden

De Opdrachtgever garandeert dat het gebruik van door hem/haar verstrekte materialen geen inbreuk maakt op rechten van derden. De Opdrachtgever vrijwaart Koolen Analytics tegen claims van derden betreffende door de Opdrachtgever verstrekte materialen.

Artikel 7 – Aansprakelijkheid

7.1 Inspanningsverplichting

Koolen Analytics levert haar diensten naar beste inzicht en vermogen, als inspanningsverplichting. Er wordt geen resultaatverplichting gegarandeerd, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen.

7.2 Beperking aansprakelijkheid

Koolen Analytics is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill of schade door bedrijfsstagnatie. Mijn aansprakelijkheid is per gebeurtenis beperkt tot maximaal €250.000,- (tweehonderdvijftigduizend Euro) conform mijn aansprakelijkheidsverzekering. De aansprakelijkheid van Koolen Analytics voor schade door dood, lichamelijk letsel of wegens materiële beschadiging van zaken bedraagt totaal nimmer meer dan €1.250.000 (één miljoen tweehonderdvijftigduizend Euro).

7.3 Uitgesloten aansprakelijkheid

Koolen Analytics is niet aansprakelijk voor schade door:

• Kwaliteit of juistheid van door de Opdrachtgever verstrekte data;
• Beslissingen die de Opdrachtgever neemt op basis van mijn adviezen;
• Storingen in door de Opdrachtgever beheerde systemen of infrastructuur;
• Handelingen van door de Opdrachtgever aangewezen personen;
• Kosten van cloud services of software die hoger uitvallen dan geschat;
• Prestatieproblemen van door mij geadviseerde maar door u beheerde systemen.

7.4 Termijn aansprakelijkstelling

Aanspraken op schadevergoeding verjaren na 12 maanden na ontstaan van de schade.

Artikel 8 – Garantie en Ondersteuning

8.1 Garantieperiode

Gedurende 3 maanden na oplevering is Koolen Analytics beschikbaar voor kosteloos herstel van aantoonbare fouten in zijn werk. Dit betreft alleen fouten die aantoonbaar te wijten zijn aan de werkzaamheden van Koolen Analytics. Onder fouten vallen niet: wijzigingen in uw data, systemen of requirements.

8.2 Ondersteuning na garantieperiode

Na de garantieperiode kunnen partijen afspraken maken over onderhoud en support. Eventuele ondersteuning wordt tegen het geldende uurtarief van Koolen Analytics gefactureerd.

8.3 Uitgesloten van garantie

De garantie dekt geen problemen die zijn ontstaan door:

• Wijzigingen die de Opdrachtgever of derden aanbrengen in de opgeleverde werkzaamheden;
• Gevolgen van updates in software van derden;
• Prestatieproblemen door gewijzigd gebruik of datavolumes.

Artikel 9 – Overmacht en Beëindiging

9.1 Overmacht

Bij overmacht (waaronder ziekte, systeemstoringen bij externe leveranciers, overheidsmaatregelen, onbeschikbaarheid van essentiële software) worden de verplichtingen van Koolen Analytics opgeschort. Bij overmacht langer dan 30 dagen kunnen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen, zonder dat dit leidt tot schadevergoeding.

9.2 Beëindiging

Beide partijen kunnen de overeenkomst beëindigen met inachtneming van redelijke opzegtermijnen. Bij beëindiging worden alle reeds verrichte werkzaamheden door Koolen Analytics afgerekend. Al het werk tot het moment van beëindiging wordt aan de Opdrachtgever overgedragen na volledige betaling.

9.3 Ontbinding wegens tekortkoming

Na schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn kan de overeenkomst worden ontbonden bij een ernstige toerekenbare tekortkoming. Reeds verrichte prestaties blijven verschuldigd.

9.4 Niet-exclusiviteit

Koolen Analytics behoudt het recht om ook voor andere opdrachtgevers werkzaamheden te verrichten, tenzij partijen uitdrukkelijk schriftelijk anders afspreken.

Artikel 10 – Geschillen en Toepasselijk Recht

10.1 Toepasselijk recht

Op alle overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

10.2 Geschillenbeslechting

Geschillen proberen we eerst in onderling overleg op te lossen. Indien dit niet lukt, worden geschillen uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Oost-Brabant. Voorafgaand aan juridische procedures is Koolen Analytics bereid deel te nemen aan mediation.

Artikel 11 – Ziekte en Persoonlijke Omstandigheden

11.1 Ziekte

Bij ziekte informeert Koolen Analytics de Opdrachtgever zo spoedig mogelijk. Tijdens ziekte worden geen uren gefactureerd. Acute projectdeadlines proberen we waar mogelijk op te vangen door voorafgaande planning, maar langdurige ziekte kan leiden tot vertraging van de planning.

11.2 Vervangingsregeling

Voor lopende projecten streeft Koolen Analytics ernaar om bij langdurige ziekte (langer dan 2 weken) een gekwalificeerde vervanger aan te wijzen, mits de Opdrachtgever hiermee instemt. Eventuele extra kosten voor overdracht of begeleiding van een vervanger worden vooraf afgestemd.

11.3 Persoonlijke omstandigheden

Bij bijzondere persoonlijke omstandigheden (zoals overlijden in de familie) kan Koolen Analytics tijdelijk niet beschikbaar zijn. Dit wordt zo vroeg mogelijk gecommuniceerd en waar nodig wordt de planning aangepast.

Artikel 12 – Feestdagen en Verlof

12.1 Nederlandse feestdagen

Koolen Analytics werkt niet op Nederlandse feestdagen. Op deze dagen worden geen uren gefactureerd en zijn er geen verwachtingen voor beschikbaarheid of reactietijden.

12.2 Verlofperiodes

Koolen Analytics communiceert geplande verlofperiodes minimaal 2 weken vooraf aan de Opdrachtgever. Voor langere verlofperiodes (meer dan 1 week) geldt een termijn van 4 weken vooraf. Tijdens verlof ben ik niet beschikbaar voor werkzaamheden of spoedvragen.

12.3 Planning rondom feestdagen

Bij het plannen van projecten houden we rekening met feestdagen en schoolvakanties. Deadlines die vallen rondom deze periodes stemmen we vooraf af om realistische verwachtingen te scheppen.

12.4 Spoedgevallen tijdens afwezigheid

Voor echte spoedgevallen die niet kunnen wachten tot na verlof of feestdagen, kunnen we op projectbasis afspraken maken over bereikbaarheid. Dit wordt apart gefactureerd tegen een verhoogd tarief (150% van het normale uurtarief).

Artikel 13 – Slotbepalingen

13.1 Wijzigingen

Wijzigingen in deze voorwaarden gelden alleen indien schriftelijk overeengekomen.

13.2 Nietigheid

Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden nietig blijkt te zijn, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan.

13.3 Vragen

Voor vragen over deze voorwaarden kunt u contact met Koolen Analytics opnemen.